阿坝师范学院档案管理办法

作者: 时间:2020-06-02 点击数:

阿坝师范学院档案管理办法

 

第一章

第一条 为进一步加强学校档案工作,推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设,有效保护和利用档案,充分发挥学校档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》(川教〔201711号)等法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作,纳入学校整体发展规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;列入工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作,实行统一领导,集中管理。

第四条 全校各单位(部门)及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》和本办法的规定,依法行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。

 

第二章 管理体制及机构职责

第五条 学校档案工作在校长直接领导下,由党政办公室负责。党政办公室下设档案室,其主要职责:

(一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,对校内各单位(部门)贯彻落实情况进行监督、指导和检查;

(三)根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范;

(四)组织、协调学校各部门开展档案工作,对校内各单位(部门)档案工作进行业务指导、监督和检查;负责接收(征集)、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料;

(五)编制检索工具,编研、出版本单位档案资料,开发档案信息资源;

(六)组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作;

(七)开展学校档案的利用工作;

(八)对全校兼职档案工作人员进行业务培训;

(九)加强档案学术研究交流,利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能,不断提高全校师生员工的档案法制意识;

(十)保守档案秘密,确保档案实体和信息安全,维护档案的完整、准确、系统。

第六条 档案室工作人员职责:

(一)学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律和法规,制订和修订各类档案管理规章制度,严守党和国家秘密;

(二)学习档案专业知识,钻研业务,做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研、维护(修复)等工作,按时完成工作任务;

(三)做好移交档案的登记、编号、上架等工作,做到库房管理科学,案卷排列整齐、标志明确;

(四)督促、检查、指导各单位(部门)做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作,检查、验收归档文件材料是否完整、准确,符合规定要求;

(五)办理档案查阅、复印等利用事宜,主动热情地做好服务;

()负责对兼职档案员进行业务培训;积极参与档案协会活动,进行工作经验和学术交流;

(七)做好档案库房的管理、安全防护以及各种仪器设备的维护、使用工作;

(八)完成领导交办的其它工作。

第七条 兼职档案人员职责:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和本校有关规定,制定本单位(部门)档案工作计划;

(二)按照学校有关规定,坚持平时预立卷,做好本单位(部门)档案材料的收集、保管、整理、归档以及相应的信息入录档案管理系统工作,保证移交的档案材料齐全、完整、规范,并及时向档案室移交;

(三)接受学校档案室的业务指导、监督和检查;

(四)做好本单位(部门)档案安全和保密工作。

第八条 学校档案人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

 

第三章 档案归档、移交和接收

第九条 学校对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式。

第十条 文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件,各种会议记录及纪要,各党群部门的工作计划、总结,上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种文件,上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类:主要包括学校培养的各类学生的学籍成绩登记表、奖惩记录等,按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法(试行)》(川教〔200726号)的相关规定执行;反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料,按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。

(四)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。

(五)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行;重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T282002)和《四川省重大建设项目档案管理办法》(川档发〔200845号)执行。

(六)仪器设备类:主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

(七)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(八)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。

(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

(十一)声像类:主要包括单位或个人在教学、科研、管理等活动中,通过摄录或扫描等形成的具有保存价值的音频、视频、图片等电子档案。根据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《照片档案管理规范》(GB/T118212002)执行。

(十二)实物类:包括学校及个人在工作活动中形成的,能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。

第十一条 各单位(部门)立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

(一)归档的文件材料要齐全完整,破损文件应予修复;

(二)归档的文件材料,要遵循文件之间的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷;

(三)归档文件用纸规范,纸质优良,字迹清楚,应用黑色耐久笔书写;

(四)案卷标题简明确切,卷内目录、备考表符合规范要求;

(五)归档材料的著录符合档案计算机管理要求。

第十二条 电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)和《电子文件归档与管理规范》(GBT 188942002)执行。

第十三条 按照《四川省重大活动档案管理办法(试行)》(川委厅〔200726号)的要求,加强重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。

第十四条 教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

第十五条 档案材料归档时间:

(一)学校各单位(部门)形成的文件材料,应按学校档案室的规定整理立卷后在次年4月底前归档。

(二)各学院和教学单位形成的教学文件材料,应按学校档案室的规定整理后归档。应届毕业生学籍档案应在当年10月底前归档;其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档。

(三)科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

(四)基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

(五)仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档。

(六)财会类档案在会计年度终了后,可由档案生成单位保管3年,期满后向学校档案室移交。

(七)各立卷单位形成的实物档案应即时归档。

(八)重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第十六条 档案的移交、接收必须履行相应的手续,填写移交清册一式二份,并由交接双方签名盖章。

第四章 档案的管理

第十七条 学校档案室根据《阿坝师范学院档案实体分类表》,对室藏档案进行分类、编号、上架,编制检索工具。根据档案的重要程度确定不同的利用范围,建立档案查阅和审批制度,做好档案的利用效果登记。

第十八条 学校档案室应建立和健全库房管理制度,落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,控制库房温湿度,确保档案安全。

第十九条 学校档案室要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管利用和库房内各种数据情况进行统计和检查;并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条 已归档的档案材料,需要更改时,必须由有关单位(部门)的负责人审查核准签署意见,并交档案室归档保管。

第二十一条 档案是学校信息资源的重要组成部分。学校档案室要不断改进和完善管理工作,加大力度推进档案信息化建设,以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

 

第五章 档案的利用

第二十二条 档案的利用,是指对档案的查阅、复印、摘录等。

第二十三条 利用档案要遵循如下原则:

(一)按照学校相关规定,凡提交了档案查阅申请或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后方可查阅相关档案。

(二)利用档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经党政办公室负责人同意方可提供。加盖学校档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

(三)向学校档案室移交、捐赠档案的个人,对其档案享有优先使用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案室应予以维护。

(四)境外组织或个人利用学校档案的,按照国家有关规定办理。

(五)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案内容。

第二十四条 档案室设立专门的查阅室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DAT181999)执行),提供开放档案目录、档案室指南、计算机查询系统等,为学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十五条 档案室采取多种形式(如举办档案展览、陈列等),积极开展档案宣传工作。

 

第六章 考核、奖励与处罚

第二十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给予表彰、奖励:

(一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的。

(二)在档案的保护和现代化管理工作中成绩显著的。

(三)在档案学研究中成绩显著的。

(四)将重要或珍贵档案和校史资料捐赠给学校的。

(五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第二十七条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号),对档案管理中有违法违纪行为的责任人员,依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章

第二十八条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第二十九条 本办法自公布之日起执行。

 

 

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